Inkasso und Forderungsmanagement – Wie und warum sich Outsourcing lohnt

Archiviert Büroservice Preise, Office Management von am 28. Februar 2014 1 Kommentar

Mittelständler verschenkten 2012 etwa 15 Milliarden Euro, weil sie offene Forderungen nicht eingetrieben haben. Diese erstaunlichen Zahlen veröffentlichte die Tageszeitung DIE WELT im Rahmen ihres Sonderthemas „Forderungsmanagement“. Gerade kleine und mittelständische Unternehmen verzichten oftmals aufgrund des Mangels an fachlich versiertem Personal und entsprechenden zeitlichen Ressourcen auf Forderungen. Dabei werden von 90 Millionen Mahnungen pro Jahr etwa 80 Prozent zu einem Abschluss gebracht. Die Inkassounternehmen, die im Bundesverband Deutscher Inkassounternehmen (BDIU) Mitglied sind, bearbeiten pro Jahr fast 19 Millionen außergerichtliche Mahnungen und führen rund fünf Milliarden Euro in den Wirtschaftskreislauf zurück. Das Outsourcing des Forderungsmanagements lohnt also genauerer Betrachtung, denn es sichert die Liquidität vieler Unternehmen und entlastet die Gerichte.

Forderungsausfälle werden gerade für kleine und mittelständische Unternehmen schnell zum Problem. Dabei hängt die Entscheidung, ob sich Outsourcing in diesem Bereich für Sie lohnt, wesentlich von den Opportunitätskosten ab. Welche wertschöpfenden Tätigkeiten könnten Sie oder Ihre Mitarbeiter also in der Zeit erledigen, in der Sie sich nicht mehr mit dem Inkasso beschäftigen müssen? Und wie viel Geld entgeht Ihnen, wenn Sie das Forderungsmanagement nicht mit dem nötigen Ressourceneinsatz professionell betreiben? Vermutlich eine ganze Menge! Genau das sind die wesentlichen Argumente für das Outsourcing von Inkasso-Leistungen, Sekretariatsdiensten o.Ä.

Bundesweit sind etwa 750 Inkassofirmen mit fast 15.000 Mitarbeitern zugelassen. Dabei gibt es sehr unterschiedliche Formen der Tätigkeit von Inkassounternehmen, die sich vor allem durch den Freiheitsgrad des beauftragten Inkassounternehmens unterscheiden:

  1. Einziehung im Auftrag (Das Inkassounternehmen wird namens und im Auftrag des Auftraggebers tätig)
  2. Einziehungsermächtigung (Das Inkassounternehmen ist bevollmächtigt, im eigenen Namen die Zahlung zu verlangen)
  3. Inkassozession (Abtretung der Forderung – § 398 BGB – zum Zwecke der Einziehung)
  4. Vollabtretung (Forderungskauf – Abtretung an das Inkassounternehmen ohne Zweckbindung)

Zu den wichtigsten Aufgaben von Inkassounternehmen zählt die Prüfung von Forderungen auf Ihre Rechtmäßigkeit vor der Geltendmachung. Außerdem prüfen Inkassofirmen Verträge, führen ggf. Adressrecherchen und Bonitätsprüfungen durch und kontrollieren Zahlungseingänge. Dabei stehen seriöse Inkassounternehmen im ständigen Kontakt zu ihren Auftraggebern und deren Schuldnern. Für den vorgerichtlichen Einzug von Forderungen, orientieren sich Inkassofirmen üblicherweise am anwaltlichen Vergütungssystem.

Doch was die meisten Unternehmer vor der Beauftragung von Inkasso-Dienstleistern zurückschrecken lässt, ist die Angst vor schwarzen Schafen, die außerhalb der klaren gesetzlichen Regelungen, teilweise mit horrenden Gebühren und Nötigung, arbeiten. Seriöse Inkassounternehmen setzen vor allem auf Dialog und versuchen offene Rechnungen mit etwas Verhandlungsgeschick einzutreiben. Für solche Unternehmen gehört zum klassischen Briefverkehr vor allem die telefonische Kontaktaufnahme und auch das direkte Gespräch mit einem Außendienstmitarbeiter gehört zu ihrem Repertoire. Schließlich gilt es doch vorrangig, Inkasso-Fälle von vornherein zu verhindern, da sonst eine für beide Seiten sehr ärgerliche Beendigung der Kundenbeziehung droht. Um Forderungsausfälle von vornherein zu vermeiden, hat das Bundeswirtschaftsministerium eine nützliche Sammlung von Tipps zusammengestellt, die z.B. die Bonitätsprüfung bei Kunden, denen Zahlungsziele eingeräumt werden sollen, vor der Vertragsunterzeichnung umfasst.

In jedem Fall muss zuerst hinterfragt werden, warum der Kunde seine Rechnung nicht zahlt. Bevor das Inkasso eingreift, muss  sichergestellt sein, dass tatsächlich ein Verschulden des Kunden vorliegt. Kein Unternehmen wird es sich dauerhaft leisten können, Kunden zu Unrecht zu mahnen, selbst wenn der Fall nach Eingreifen der Inkassofirma aufgeklärt werden kann. Der entstandene Schaden in der Kundenbeziehung ist oftmals nachhaltig und nur schwer wieder gut zu machen.

Doch wie unterscheidet man seriöse Anbieter von schwarzen Schafen? Wichtig ist die Wahl des Inkassounternehmens nämlich nicht nur zur Wahrung einer guten Kundenbeziehung, sondern auch deshalb, weil sich im Zweifel nicht nur die unseriöse Anbieter, sondern auch der Gläubiger, der diesen beauftragt hat, strafbar macht. Das erste Kriterium, dass Sie bei der Auswahl eines Inkasso-Dienstleisters ansetzen sollten, ist die amtliche Zulassung nach §§ 2 Abs. 2, 10 Abs. 1 Nr. 1 Rechtsdienstleistungsgesetz (RDG). Zugelassene Inkassounternehmen finden Sie im Rechtsdienstleistungsregister. Ist der Anbieter außerdem Mitglied des BDIU, gewinnt man zusätzliche Sicherheit, denn  der Verband prüft die Einhaltung der berufsrechtlichen Regeln durch seine Mitglieder und betreibt eine Beschwerdestelle, die im Fall der Fälle zur Seite steht.

Die Frage nach der Notwendigkeit eines zeitgemäßen Forderungsmanagement ist und konnte eigentlich immer schon klar bejaht werden. Es ist die Ausgestaltung des Forderungsmanagements, die über Erfolg und Misserfolg entscheidet und die dank vieler hochprofessioneller Dienstleister heute keine Hürde mehr darstellt – sofern man etwas Zeit in die Wahl des passenden Inkassounternehmens investiert.


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Kommentare (1)

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  1. Man muss sich als Geschäftsführer/in eines Mittelständischen Unternehmenes / Selbständige/r wirklich durchsetzen können. Häufig leugnen Kunden einfach Ihre Zahlungspflicht, ich bin dadurch schon häufiger in brenzlige Situationen gekommen.

    Ich finde es sehr schade, dass so viele Kunden nach erhaltener Dienstleistung ihre schlechtesten Charaktereigenschaften offenlegen müssen!

    Lg, Bader

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